This site uses cookies.
Some of these cookies are essential to the operation of the site,
while others help to improve your experience by providing insights into how the site is being used.
For more information, please see the ProZ.com privacy policy.
Dutch to English translations [PRO] Law/Patents - Law: Contract(s) / (Neder)brackets
Dutch term or phrase:‘Alle bestaande (overige) kopieën’
Yet another perfect example of "(Neder)brackets", as I like calling them. These silly things probably cause more confusion in Dutch writing (and translation out of Dutch) than any other single thing. Anyway, what does the author mean here? That is, how would you translate this into correct/meaningful English.
My context:
Alle bestaande (overige) kopieën van Persoonsgegevens, zich al dan niet bevindende bij door Verwerker ingeschakelde (rechts)personen, waaronder maar niet beperkt tot Medewerkers en/of Sub-verwerkers, worden hierbij aantoonbaar permanent verwijderd, tenzij opslag van de Persoonsgegevens Unierechtelijk of lidstaatrechtelijk is verplicht.
Found this literal translation online:
All existing (other) copies of Personal Data, whether or not held by (legal) persons engaged by the Processor, including but not limited to Employees and/or Sub-processors, will also be demonstrably permanently deleted, unless storage of the Personal Data is mandatory under Union or Member State law. (https://www.surf.nl/binaries/content/assets/surf/en/knowledg... )
----
What on earth might "All existing (other) copies of Personal Data" mean?
Explanation: I'd leave it out, I don't think this is typical use of brackets anyway, more residual information.
-------------------------------------------------- Note added at 2 days 23 hrs (2018-08-15 14:16:31 GMT) --------------------------------------------------
This involves the demonstrably permanent erasure of existing copies of Personal Data, whether or not held by legal or natural persons engaged by the Processor, including but not limited to Employees and/or Sub-processors, unless retention of this Personal Data is mandatory under Union or Member State law.
Re mijn eerdere opmerking: "Mijn belangrijkste punt is/blijft echter dat de auteur zeer waarschijnlijk voor de gewraakte haakjesformulering heeft gekozen vanuit de gedachte dat er sowieso al sprake is van een kopie als je het hebt over de persoonsgegevens die door de verwerkingsverantwoordelijke aan de verwerker zijn verstrekt. Immers, het is onwaarschijnlijk dat de verwerkingsverantwoordelijke zelf de betreffende persoonsgegevens in het geheel niet meer zou bezitten."
Ik heb nog eens mijn licht opgestoken bij een privacy-expert in mijn omgeving en dit blijkt bij nader inzien een te voorbarige aanname. Persoonsgegevens van betrokkenen ('data subjects') kunnen ook rechtstreeks door de verwerker worden verzameld, bijv. via een namens de verwerkingsverantwoordelijke geëxploiteerde website. In zo'n geval kunnen de persoonsgegevens als zodanig zich in het geheel niet bij de verwerkingsverantwoordelijke bevinden, en zijn eventuele kopieën van die gegevens dus niet zozeer "bestaande overige kopieën" maar "bestaande kopieën".
Here it is in Plain Dutch too! It obviously excludes the use of brackets which nobody can understand.
Het transparantiebeginsel vereist dat alle informatie of communicatie met betrekking tot een gegevensverwerking gemakkelijk toegankelijk is en gemakkelijk te begrijpen is.
'overige' moet worden gezien in de context van de eerder genoemde bestaande kopieën die zijn vernietigd of afgestaan.
Wat er daarnaast bestaat (overige bestaande) moet ook worden vernietigd/permanent worden verwijderd.
existing copies (eerder genoemde bestaande kopieën die zijn vernietigd/afgestaan) remaining existing copies (kopieën die zich bij sub-verwerkers, medewerkers, etc. bevinden die daarnaast moeten worden verwijderd/vernietigd).
In de vertaling kom je er niet onderuit onderscheid te maken tussen 'existing' en 'remaining existing', omdat er twee groepen bestaande kopieën worden genoemd (kopieën die de verwerker zelf heeft vernietigd/kan vernietigen en kopieën die door andere partijen moeten worden vernietigd [die krijgen mogelijk bericht dat te doen]).
Ze gebruiken 'bestaande' vanwege the physical existence of these personal data in many different places. And these personal data need to be removed from all of these places.
The principle of transparency requires that any information and communication relating to the processing of those personal data be easily accessible and easy to understand, and that clear and plain language be used.
Ik ook Kitty, zelfs barend schrijft 'de overige bestaande kopieën - the remaining existing copies' and if they are 'remaining', they are also 'existing', so pure redundancy. Otherwise we could write 'the actual surviving current remaining existing copies' or how ever many words you want if you're getting paid per word instead of to write something intelligible in Plain English.
Deze laatste poging gaat mijns inziens nog steeds voorbij aan de strekking van "worden hierbij". Oftewel, het permanent verwijderen van "alle bestaande (overige) kopieën van Persoonsgegevens" valt binnen de 'reikwijdte' van de in de eerste zin beschreven, aan Verwerker opgelegde verplichting, nl. het vernietigen en/of retourneren dan wel overdragen van alle Persoonsgegevens (lees: zoals door Verwerkingsverantwoordelijke aan Verwerker verstrekt), daarbij inbegrepen het vernietigen van alle eventuele verdere kopieën die door Verwerker van deze Persoonsgegevens zijn gemaakt en die zich al dan niet bij Verwerker bevinden.
We komen er zo te zien echter niet uit. Dat is inderdaad het grote nadeel van die haakjesformuleringen waar we in onze taal zo dol op zijn. Wat dat betreft sluit ik me aan bij Michaels eerdere opmerkingen.
Alle bestaande (overige) kopieën van Persoonsgegevens, zich al dan niet bevindende bij door Verwerker ingeschakelde (rechts)personen, waaronder maar niet beperkt tot Medewerkers en/of Sub-verwerkers, worden hierbij aantoonbaar permanent verwijderd, tenzij opslag van de Persoonsgegevens Unierechtelijk of lidstaatrechtelijk is verplicht.
De 'bestaande (overige) kopieën' (de kopieën die niet vernietigd/geretourneerd/overgedragen zijn door de verwerker) die zich bevinden bij ingeschakelde (rechts)personen, zoals Medewerkers en/of Sub-verwerkers, moeten aantoonbaar worden verwijderd.
de overige bestaande kopieën - the remaining existing copies
Deze twee begrippen veranderen onder de AVG in verwerkingsverantwoordelijke en verwerker. De betekenis blijft echter nagenoeg ongewijzigd. In de Engelse versie van de AVG blijven deze begrippen overigens hetzelfde (‘controller’ en ‘processor’).
Ik snap eerlijk gezegd niet wat het probleem is. Voor zover ik kan zien, zijn beide termen - zowel in het Engels als Nederlands - correct gebruikt in alle bijdragen tot dusver, maar misschien zie ik iets over het hoofd?
Re: Laten we het dan partijen noemen waar de verwerker niet direct controle over heeft / downstream partijen (sub-verwerkers bv.), waar de bestaande (overige) zich bevinden.
Ik ben bang dat ook deze redenering/lezing niet opgaat. Over eventuele eigen medewerkers aan wie de verwerker verdere/overige kopieën van de persoonsgegevens heeft verstrekt ten behoeve van de gegevensverwerking, heeft de verwerker wel degelijk controle in de vorm van rechtstreeks gezag. Idem voor eventuele kopieën die door de verwerker gemaakt zijn voor back-updoeleinden.
Deze twee begrippen veranderen onder de AVG in verwerkingsverantwoordelijke en verwerker. De betekenis blijft echter nagenoeg ongewijzigd. In de Engelse versie van de AVG blijven deze begrippen overigens hetzelfde (‘controller’ en ‘processor’).
Volgens mij moeten de 'downstream parties' de 'bestaande (overige)' aantoonbaar verwijderen. Zo zie ik het, juist of onjuist.
Alle bestaande (overige) kopieën van Persoonsgegevens, zich al dan niet bevindende bij door Verwerker ingeschakelde (rechts)personen, waaronder maar niet beperkt tot Medewerkers en/of Sub-verwerkers
Mijn belangrijkste punt is/blijft echter dat de auteur zeer waarschijnlijk voor de gewraakte haakjesformulering heeft gekozen vanuit de gedachte dat er sowieso al sprake is van een kopie als je het hebt over de persoonsgegevens die door de verwerkingsverantwoordelijke aan de verwerker zijn verstrekt. Immers, het is onwaarschijnlijk dat de verwerkingsverantwoordelijke zelf de betreffende persoonsgegevens in het geheel niet meer zou bezitten.
De verwerker (persoon of rechtspersoon) kan op zijn beurt ook weer een of meerdere kopieën van deze persoonsgegevens hebben gemaakt, bijvoorbeeld ten behoeve van eventuele eigen medewerkers (personen) en/of sub-verwerkers (personen of rechtspersonen) die door de verwerker bij de gegevensverwerking zijn ingeschakeld of voor back-updoeleinden.
Ik probeer alleen mijn lezing over te brengen. Laten we het dan partijen noemen waar de verwerker niet direct controle over heeft / downstream partijen (sub-verwerkers bv.), waar de bestaande (overige) zich bevinden.
Wat betreft de strekking van "door de Verwerker ingeschakelde (rechts)personen, waaronder maar niet beperkt tot Medewerkers en/of Sub-verwerkers", volgens mij kan "Medewerkers" hier alleen maar slaan op medewerkers van de verwerker (waarbij de verwerker dan een rechtspersoon is en de medewerkers van verwerker worden aangemerkt als personen).
De term "derden" is in dit verband 'tricky'. Zie de definitie in art. 4.10 van de AVG:
„derde”: een natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan, niet zijnde de betrokkene, noch de verwerkingsverantwoordelijke, noch de verwerker, noch de personen die onder rechtstreeks gezag van de verwerkingsverantwoordelijke of de verwerker gemachtigd zijn om de persoonsgegevens te verwerken;
Zelfs al zouden het medewerkers van de verwerker zijn, dan nog maakt dat volgens mij niet zoveel uit.
Het gaat om kopieën die niet direct binnen het bereik van de verwerker liggen, buiten zijn controle zijn, en die hij niet zelf kan vernietigen/retourneren/overdragen.
niet 'medewerkers van de verwerker' maar medewerkers van 'downstream parties'
bestaande (overige) heeft volgens mij betrekking op kopieën die zich bevinden bij partijen downstream van de verwerker
Alle bestaande (overige) kopieën van Persoonsgegevens, zich al dan niet bevindende bij door Verwerker ingeschakelde (rechts)personen, waaronder maar niet beperkt tot Medewerkers en/of Sub-verwerkers, worden hierbij aantoonbaar permanent verwijderd, tenzij opslag van de Persoonsgegevens Unierechtelijk of lidstaatrechtelijk is verplicht.
Overigens worden 'Verwerkingsverantwoordelijken' bij de AVG volgens mij 'controllers' genoemd, maar dat terzijde.
'bestaande (overige)' verwijst naar de persoonsgegevens die niet zijn vernietigd of geretourneerd/overgedragen door de verwerker en die zich al dan niet bevinden bij door de Verwerker ingeschakelde (rechts)personen
met andere woorden: the remaining existing copies of personal data located at third parties"
Ik snap je redenering, maar volgens mij gaat die toch niet helemaal op. Afgaande op de tekst kunnen de "bestaande (overige) kopieën" zich bijv. ook bij medewerkers van de verwerker bevinden (dus niet noodzakelijkerwijs alleen bij derden zoals sub-verwerkers). Bovendien is de tweede zin een soort uitbreiding op de eerste zin:
Binnen een maand nadat de Overeenkomst eindigt, vernietigt en/of retourneert Verwerker alle Persoonsgegevens [lees: (kopieën van) Persoonsgegevens die door Verwerkingsverantwoordelijke aan Verwerker zijn verstrekt] en/of draagt Verwerker deze over aan etc. Alle bestaande (overige) kopieën van Persoonsgegevens [lees: kopieën van eerdergenoemde, door Verwerkingsverantwoordelijke aan Verwerker verstrekte (kopieën van) Persoonsgegevens] (...) worden hierbij aantoonbaar permanent verwijderd etc.
Of course I ‘endeavour to get it right’, don't we all? That's beside the point.
Just look at this question though. If all of us (highly trained, native Dutch and English-speaking translators) can't agree, then perhaps there is something ambiguous about these pesky things.
Obviously I don't expect anything to actually change out there in the big wide world because of my silly post here in our little niche; just venting. Dutch authors will continue to use these silly things and I, and many other NL>EN translators will continue to translate them … sometimes right, often wrong, and the amount of garbage translations online will proliferate endlessly. No big deal, just slightly annoying now and then.
Lame excuse. You should just endeavor to get it right. Exactly because you are aware of bracket pitfalls, you should be able to get it right. Your wishes won't change your assignments.
As mentioned, you should infer things from the context.
Dutch authors of legal documents should avoid using (Neder)brackets because they cause no end of confusion to the people (us) who have to translate them later. From my experience about half of the ones I have seen online translated into English have been incorrectly interpreted and/or translated. This wouldn't be such a big deal if it was just marketing copy, but T&Cs and contracts are supposed to be clear and logical, rather than full of ambiguity and guesswork.
'bestaande (overige)' verwijst naar de persoonsgegevens die niet zijn vernietigd of geretourneerd/overgedragen door de verwerker en die zich al dan niet bevinden bij door de Verwerker ingeschakelde (rechts)personen
met andere woorden: the remaining existing copies of personal data located at third parties
To understand the logic behind the author's use of these brackets, I think you also need to take into account the sentence which precedes this sentence (that is, in the DPA template on which the source text seems to be based):
13.3 Binnen een maand nadat de Overeenkomst eindigt, vernietigt en/of retourneert Verwerker alle Persoonsgegevens en/of draagt Verwerker deze over aan Verwerkingsverantwoordelijke en/of een andere door Verwerkingsverantwoordelijke aan te wijzen partij, naar gelang de keuze van Verwerkingsverantwoordelijke. Alle bestaande (overige) kopieën van Persoonsgegevens, zich al dan niet bevindende bij door Verwerker ingeschakelde (rechts)personen etc. https://www.surf.nl/binaries/content/assets/surf/nl/kennisba...
I think the author was having in mind here any existing FURTHER copies of the personal data other than the copy/copies initially (and directly) provided to the Processor by the Controller itself. Examples of such 'further' copies would be copies provided to Sub-Processors (by the Processor) or copies made by the Processor for back-up purposes.
Alle bestaande (overige) kopieën van Persoonsgegevens, zich al dan niet bevindende bij door Verwerker ingeschakelde (rechts)personen, waaronder maar niet beperkt tot Medewerkers en/of Sub-verwerkers, worden hierbij aantoonbaar permanent verwijderd, tenzij opslag van de Persoonsgegevens Unierechtelijk of lidstaatrechtelijk is verplicht.
=
All existing or remaining copies of Personal Data, whether or not held by legal or natural persons engaged by Data Processor, including but not limited to Employees and/or Sub-Processors, shall be demonstrably permanently erased, unless retention of the Personal Data is required under Union or Member State law.
(Categorieën) Persoonsgegevens = Personal Data (Categories) [Surf.nl version] (Categorieën) Persoonsgegevens = Personal Data and/or categories thereof [My version]
(Categorieën) Betrokkenen = Data Subject Categories [Surf.nl version] (Categorieën) Betrokkenen = Data Subjects and/or categories thereof [My version]
---
However, my version assumes they are using the brackets the Dutch way. But are they? Who knows.
And there are many more:
(categorieën) Persoonsgegevens die Sub-verwerker verwerkt Omschrijf de (categorieën) Betrokkenen: etc.
Here, the brackets are being used ‘in the English way’:
Toelichting bij invullen: elk gegeven dat iets zegt over een geïdentificeerde of identificeerbare (natuurlijke) persoon moet worden aangemerkt als een persoonsgegeven.
=
Notes on completing the form: any information that says something about an identified or identifiable natural person must be regarded as personal data.
That is, the author does not mean:
(natuurlijke) persoon = natuurlijke persoon en/of persoon (which would make no sense)
I believe 'nadere verdragen' means here 'verdragen' that can be further specified later
meerdere (optionele) Diensten
I believe this means the services they offer may be services they actually offer and services they offer optionally
Tina Vonhof (X)
Canada
(Neder)brackets
15:53 Aug 12, 2018
I like that term Michael! It often depends on the situation: are there really two things that are both important or is the difference so elusive that you can omit the part in brackets. I agree with Barend, in this case there really seems to be a difference between the two options and they should both be mentioned. Thinking for example, of a will, usually the notaris immediately provides more than one copy: at the very least one to keep at his/her office and one for the person concerned. But later there may be additional copies made for various reasons.
That book is priceless. I leaf through it every once in a while to remind myself, especially about the brackets issue.
"Toepasselijke wet- en regelgeving betreffende de Verwerking van Persoonsgegevens: de toepasselijke wet- en regelgeving en/of (nadere) verdragen, verordeningen, richtlijnen, besluiten, beleidsregels, instructies en/of aanbevelingen van een bevoegde overheidsinstantie betreffende de Verwerking van Persoonsgegevens, tevens omvattende toekomstige wijziging hiervan en/of aanvulling hierop, inclusief lidstaatrechtelijke uitvoeringswetten van de AVG en de Telecommunicatiewet."
Still puzzling over how to unpack this ‘(nadere)’...
Great book, and one I have read many times already. Especially that chapter on Braket (ab)use! I just wish more Dutch authors would read it so they would realise how much extra work and confusion they are creating for us out-of-Dutch translators. The internet is strewn with thousands of incorrect attempts at translating these silly things into English, which effectively leaves thousands of legal documents incorrect.
The problem is, Dutch authors usually use them in the Dutch way, i.e. to indicate two options, but … sometimes, they also use them in the English way, i.e. to indicate something extra thrown in, which can be left out. So each time I have to consider which they might have in mind.
Explanation: I'd leave it out, I don't think this is typical use of brackets anyway, more residual information.
-------------------------------------------------- Note added at 2 days 23 hrs (2018-08-15 14:16:31 GMT) --------------------------------------------------
This involves the demonstrably permanent erasure of existing copies of Personal Data, whether or not held by legal or natural persons engaged by the Processor, including but not limited to Employees and/or Sub-processors, unless retention of this Personal Data is mandatory under Union or Member State law.
Richard Purdom Portugal Local time: 05:06 Specializes in field Native speaker of: English PRO pts in category: 20
Reference: Schrijfwijzer; Jan Renkema; SDU/Standaard; 1995
Reference information: "Haakjes De twee meestgebruikte haakjes zijn ronde haakjes (parenthesen) en vierkante haken [teksthaken]. Met haakjes zonder meer worden de ronde bedoeld. (...) [3] Haakjes worden gebruikt in de betekenis 'of'. - Gevraagd: een leraar (lerares); een laborant(e) - De (loco-)burgemeester zal aanwezig zijn (...)"
-------------------------------------------------- Note added at 2 hrs (2018-08-12 17:26:33 GMT) --------------------------------------------------
"Reference: Alles over leestekens: praktische handleding voor het gebruik van leestekens en andere tekens; Peter van der Horst; SDU/Standaard; 1997
Gevraagd: een leraar (lerares). In dit geval is ook een zogenaamde Duitse Komma (/) mogelijk: Gevraagd: leraar/lerares. Heel lelijk is: lera(a)r(es). Andere voorbeelden waarin haakjes de betekenis van 'of' hebben: plaats(en). olie(producten), vriend(in). Hier wordt de tekst tussen haakjes natuurlijk niet zelfstandig bedoeld: het gaat om plaats of plaatsen, olie of olieproducten (en niet om olie of producten), vriend of vriendin. Mogelijk, maar niet fraai is: alinea('s)."
-------------------------------------------------- Note added at 2 hrs (2018-08-12 17:50:43 GMT) --------------------------------------------------
@Michael: I understand your dilemma here. 'Alle bestaande (overige) kopieën van Persoonsgegevens ... worden hierbij aantoonbaar verwijderd' is pure nonsense if this information is correct, which I believe it is. The sentence would then mean: 'Alle bestaande kopieën of niet-bestaande kopieën van Persoonsgegevens ... worden hierbij aantoonbaar verwijderd', which of course is ridiculous. IMHO (but no time for further discussion, I'm afraid) the author should have used dashes -- M-dashes to be typographically precise, not n-dashes (the latter being hyphens or minus signs, the former represented here by two consecutive n-dashes). But that's another discussion... PS: I'm sure there is an HTML code out there somewhere, but don't have time to check that out.
-------------------------------------------------- Note added at 2 hrs (2018-08-12 17:52:20 GMT) --------------------------------------------------
Erratum: PS: I'm sure there is an HTML code for m-dashes out there somewhere
Jack den Haan Netherlands Works in field Native speaker of: Dutch, English PRO pts in category: 44
Note to reference poster
Asker:
(1) I think technical and legal authors writing in Dutch – especially if the stuff is likely to be translated at a later date – should be forced to stop using these pesky things. This particular problem is causing a huge amount of incorrect information to be produced and spread across the globe.
(2) I use a little AutoHotkey script for inserting m and n-dashes (and all kinds of other stuff like bullets, minus signs, etc.)
Login or register (free and only takes a few minutes) to participate in this question.
You will also have access to many other tools and opportunities designed for those who have language-related jobs
(or are passionate about them). Participation is free and the site has a strict confidentiality policy.
