Glossary entry (derived from question below)
English term or phrase:
documents and records
German translation:
Dokumentenverwaltung / Dokumente und Akten
Added to glossary by
Klaus Urban
Oct 7, 2013 17:54
10 yrs ago
10 viewers *
English term
documents and records
English to German
Bus/Financial
Management
Compliance
Es geht um einen Fragebogen eines weltweit tätigen US-Industrieunternehmens zur Einhaltung der unternehmensinternen und gesetzlichen Bestimmungen in Bezug auf physische und elektronische Unterlagen. Der Fragebogen ist von Prüfern und von Selbsteinschätzern auszufüllen.
Hier ein Auszug aus dem Fragebogen:
"***Document & Records*** Management
***Documents and Records*** required for the management system must be created, maintained and controlled.
Does the facility have a ***Document and Records*** Management Procedure?
Does your facility have a documented process to identify obsolete ***documents*** retained for legal or knowledge preservation?
Does the ***Document*** Administrator know how to locate freeze notices?
Are ***documents and records*** retained according to the management system and the ***Record*** Retention Manual?
Has the organization established and implemented procedures for maintaining and controlling all physical and electronic ***documents and records*** required within this management system?
Are ***documents and records*** retained according to the management system and the ***Record*** Retention Manual?
Sample a variety of physical and electronic ***records***. Compare the ***document*** description against the ***record*** title and retention in the ***Record*** Retention Manual."
Meines Erachtens werden hier die Begriffe "Document" und "Record" synonym gebraucht.
Übersehe ich etwas Wesentliches, wenn ich "documents & records" einfach mit "Dokumente" übersetze? Insbesondere der letzte Satz des obigen Auszugs scheint mir das nahezulegen.
Mit "Datensätzen" hat "records" in diesem Zusammenhang m. E. nach nichts zu tun.
xx
Hier ein Auszug aus dem Fragebogen:
"***Document & Records*** Management
***Documents and Records*** required for the management system must be created, maintained and controlled.
Does the facility have a ***Document and Records*** Management Procedure?
Does your facility have a documented process to identify obsolete ***documents*** retained for legal or knowledge preservation?
Does the ***Document*** Administrator know how to locate freeze notices?
Are ***documents and records*** retained according to the management system and the ***Record*** Retention Manual?
Has the organization established and implemented procedures for maintaining and controlling all physical and electronic ***documents and records*** required within this management system?
Are ***documents and records*** retained according to the management system and the ***Record*** Retention Manual?
Sample a variety of physical and electronic ***records***. Compare the ***document*** description against the ***record*** title and retention in the ***Record*** Retention Manual."
Meines Erachtens werden hier die Begriffe "Document" und "Record" synonym gebraucht.
Übersehe ich etwas Wesentliches, wenn ich "documents & records" einfach mit "Dokumente" übersetze? Insbesondere der letzte Satz des obigen Auszugs scheint mir das nahezulegen.
Mit "Datensätzen" hat "records" in diesem Zusammenhang m. E. nach nichts zu tun.
xx
Proposed translations
(German)
| 4 +1 | Dokumentenverwaltung |
Ruth Wiedekind
|
| 4 +1 | Dokumente und Aufzeichnungen |
Andrea Burde (X)
|
| 1 | Interne schriftliche Vorgaben des Unternehmens vs. Dokumentation der einzelnen Abläufe |
Werner Walther
|
References
| Definitionen |
Gabriele Beckmann
|
Proposed translations
+1
13 hrs
Ruth Wiedekind
Germany
Germany
Native in German
Works in field
Germany
8 years of automotive purchasing
Native in: German (Variant: Germany)
Works in: Spanish to German, French to German, English to German
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:
12
English term (edited):
Documents & Records Management
Selected
Dokumentenverwaltung
Ich würde hier nicht wörtlich vorgehen bzw. die Wörter "documents and records" nicht aus dem Zusammenhang herausziehen!
1. Der erste Begriff, der mir in diesem Zusammenhang einfiel, ist "Änderungsmanagement" - wegen "...created, maintained and controlled...". Obwohl dieser Begriff i.W. im Bereich technischer Unterlagen verwendet wird. Z.B. "Diese Zeichnungskopie unterliegt nicht dem Änderungsdienst." d.h. sie wird nicht kontrolliert verteilt. Cf. http://simple-quality.de/forum/zertifizierung-und-qualitaets...
2. Der 2. Begriff, der mir dazu einfiel, war "Aufbewahrungspflicht" (hier bereits von Kollegen erwähnt).
3. Bezeichnet "Management System" hier so gut wie sicher das Qualitätsmanagement-System, daher im Dt. "QM-System".
Meine Vorschläge:
Document & Records Management - Dokumentenverwaltung
Document & Records Management Procedure – Verfahrensanweisung für die Verwaltung von Unterlagen und Geschäftsvorgängen / für die Dokumentenverwaltung
Record Retention Manual - Verzeichnis für aufbewahrte Unterlagen / Aufbewahrungsverzeichnis / Unterlagenverzeichnis
Document Administrator - Beauftragter für die Dokumentenverwaltung / Dokumentenverwalter
Auszugsweise übersetzt:
Alle im Rahmen des QM-Systems erforderlichen Unterlagen müssen erstellt, gepflegt und gelenkt werden.
Verfügt Ihr Werk über einen dokumentierten Ablauf für die Identifizierung veralteter Dokumente, die aus rechtlichen Gründen oder zu Informationszwecken aufbewahrt werden?
Google-Beispiele:
1. Gesucht: Eine einfache, effiziente Dokumentenverwaltung - Gibt es ...
www.wissenswerkstatt.net von Marc Scheloske - 20.01.2013 - Eigentlich ist die Sache ganz einfach: Ich will Dokumente speichern, organisieren und (wieder)finden. Und doch ist die Sache schwierig: es ...
2. Dokumentenverwaltung und digitale Archivierung: Der Office Manager
www.officemanager.de/dokumentenverwaltung/
09.09.2013 - Prinzip eines datenbankgestützten Archivsystems und Produktbeschreibung der Dokumentenmanagement-Software "Office Manager DMS" für ...
Gutes Gelingen!
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Note added at 14 hrs (2013-10-08 08:31:04 GMT)
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Ich würde gerne noch eine "Reference Definition" eingeben, finde aber keine Schaltfläche dazu. Deswegen hier:
"Der Begriff des Dokumentenmanagement (auch Dokumentenverwaltungssystem) bezeichnet die datenbankgestützte Verwaltung elektronischer Dokumente. Dabei ist in der deutschen Sprache auch die Verwaltung digitalisierter, ursprünglich papiergebundener Schriftstücke in elektronischen Systemen gemeint und wird in einem erweiterten Sinn auch als Branchenbezeichnung verwendet.
Bei der Verwaltung von Papierdokumenten spricht man von Schriftgutverwaltung. Zur besseren Unterscheidung wird häufig auch der Begriff Elektronisches Dokumentenmanagement (engl. electronic document management, EDM) verwendet. Als Software werden Dokumentenmanagementsysteme (engl. document management system, DMS) eingesetzt.
Im Englischen Sprachgebrauch steht „document management“ begrifflich eingeschränkter für die Verwaltung von Dateien mit Checkin/Checkout, Versionierung und anderen Funktionen, wie sie z.B. in Content Management Systemen vorzufinden sind.[1]
Dokumentenmanagement im engeren und im weiteren Sinne
Da sich das allgemeine Verständnis des Begriffes Dokumentenmanagement, wie ursprünglich im Amerikanischen gemeint, von der deutschen Begriffsfindung stark unterscheidet, wurde von Ulrich Kampffmeyer 1995 zwischen Dokumentenmanagement im weiteren Sinne als Branchenbezeichnung und Kategorisierung für verschiedene Dokumenten-Technologien sowie Dokumentenmanagement im engeren Sinn, dem klassischen Dokumentenmanagement amerikanischer Prägung, unterschieden.[2]
Dokumentenmanagement im engeren Sinne
Auf einem Dateiserver kann der Anwender eine Suche nur über Attribute wie Dateiname, Dateiendung, Größe oder Änderungsdatum realisieren. Beim datenbankgestützten Dokumentenmanagement hingegen stehen im Datensatz zu einem Dokument beliebige Felder für Metadaten oder zur Verschlagwortung zur Verfügung, so z. B. für numerische Werte wie Kunden- oder Auftragsnummer. So gekennzeichnete Dokumente sind über mehr Informationsfelder recherchierbar, als sie ein Dateiserver zur Verfügung stellt. Wesentliche Eigenschaften sind visualisierte Ordnungsstrukturen, Checkin/Checkout, Versionierung sowie datenbankgestützte Metadatenverwaltung zur Index-gestützten Dokumentensuche.
Unter den klassischen Dokumentenmanagementsystemen im engeren Sinne[3] sind Lösungen zu verstehen, die aus der Notwendigkeit entstanden sind, Verwaltungsfunktionen für große Dateibestände zur Verfügung zu stellen. Hierzu rechnet man
Compound Document Management,
Electronic Filing und
dynamische Ablagesysteme zur Verwaltung des Lebenszyklus der Dokumente vor der elektronischen Archivierung.[4]
Umfang und Funktionalität klassischer Dokumentenmanagementsysteme sind annähernd in der Norm ISO 10166 DFR Document Filing & Retrieval definiert, die jedoch keine Bedeutung erlangte[5].
Eine wesentliche Anwendung des Dokumentenmanagements im engeren Sinn ist die elektronische Akte, in der aus verschiedenen Quellen Informationen zusammengeführt werden. Geschieht dies zur Laufzeit und gesteuert durch die Auswertung von Attributen der Dokumente und Dokumentenklassen wie Berechtigungen oder Statusmerkmale, spricht man von der „virtuellen Akte“, die dynamisch als Sicht (engl. view) generiert wird.
Zur Abgrenzung klassischer Dokumentenmanagement-Produkte von Produkten für Document Imaging, Verwaltung von Arbeitsabläufen (engl. workflow management) und Groupware spricht man auch von Compound-Document-Management-Lösungen. Sie werden z. B. zum Produktdatenmanagement, Digital Asset Management und zur Verwaltung von Dokumenten aus Büroanwendungen eingesetzt. Dokumentenmanagement im engeren Sinn ist als Enterprise Content Management System eine Komponente der übergreifenden Strategie des Enterprise Content Management (ECM).[6]
...
Betriebswirtschaftliche Betrachtung des Dokumentenmanagements
Für den Nutzen und die Wirtschaftlichkeit des Einsatzes von elektronischen Dokumentenmanagementsystemen sprechen folgende Argumente[21]:
Gewährleistung der leichten Wiederauffindbarkeit von Dokumenten (Suchmaschine, Verschlagwortung, Vergabe eindeutiger Dokumente-Identifikatoren)
Gewährleistung der langfristigen Lesbarkeit von Dokumenten (durch automatische Konvertierung in aller Voraussicht nach „zeitlose“ Dateiformate wie TIFF oder PDF/A)
Gewährleistung der gesetzlichen Archivierungsfristen (teils bis zu 30 Jahren)
Verwaltung von Bearbeitungsständen (Versionen)
Unterstützung der Dokumentenerstellung (Vorlagenverwaltung, Dokumentbeauftragungs-Workflow, Lese-Schreib-Synchronisation bei Dokumentenerstellung im Team, Prüf-, Freigabe-, Verteil- und Archivierungs-Workflow)
Automatisierung von Geschäftsprozessen mit Dokumenten
Gewährleistung eines Zugriffsberechtigungskonzeptes (Informationssicherheit und Datenschutz)
Protokollieren sämtlicher Manipulationen an den Dokumenten und der Weiterleitungen der Dokumente (Audit Trail)
Vermeiden von Speicherplatzkosten, die durch Mehrfachablage von Dokumenten entstehen (auf den E-Mail-Servern, auf Projekt-, Abteilungs- und Benutzerlaufwerken)
Verhindern von Unklarheiten über die Gültigkeit von Dokumentenständen und Konflikten durch parallele Änderungen
Verhindern von Doppelarbeit und Doppelablage
...
http://de.wikipedia.org/wiki/Dokumentenmanagement
1. Der erste Begriff, der mir in diesem Zusammenhang einfiel, ist "Änderungsmanagement" - wegen "...created, maintained and controlled...". Obwohl dieser Begriff i.W. im Bereich technischer Unterlagen verwendet wird. Z.B. "Diese Zeichnungskopie unterliegt nicht dem Änderungsdienst." d.h. sie wird nicht kontrolliert verteilt. Cf. http://simple-quality.de/forum/zertifizierung-und-qualitaets...
2. Der 2. Begriff, der mir dazu einfiel, war "Aufbewahrungspflicht" (hier bereits von Kollegen erwähnt).
3. Bezeichnet "Management System" hier so gut wie sicher das Qualitätsmanagement-System, daher im Dt. "QM-System".
Meine Vorschläge:
Document & Records Management - Dokumentenverwaltung
Document & Records Management Procedure – Verfahrensanweisung für die Verwaltung von Unterlagen und Geschäftsvorgängen / für die Dokumentenverwaltung
Record Retention Manual - Verzeichnis für aufbewahrte Unterlagen / Aufbewahrungsverzeichnis / Unterlagenverzeichnis
Document Administrator - Beauftragter für die Dokumentenverwaltung / Dokumentenverwalter
Auszugsweise übersetzt:
Alle im Rahmen des QM-Systems erforderlichen Unterlagen müssen erstellt, gepflegt und gelenkt werden.
Verfügt Ihr Werk über einen dokumentierten Ablauf für die Identifizierung veralteter Dokumente, die aus rechtlichen Gründen oder zu Informationszwecken aufbewahrt werden?
Google-Beispiele:
1. Gesucht: Eine einfache, effiziente Dokumentenverwaltung - Gibt es ...
www.wissenswerkstatt.net von Marc Scheloske - 20.01.2013 - Eigentlich ist die Sache ganz einfach: Ich will Dokumente speichern, organisieren und (wieder)finden. Und doch ist die Sache schwierig: es ...
2. Dokumentenverwaltung und digitale Archivierung: Der Office Manager
www.officemanager.de/dokumentenverwaltung/
09.09.2013 - Prinzip eines datenbankgestützten Archivsystems und Produktbeschreibung der Dokumentenmanagement-Software "Office Manager DMS" für ...
Gutes Gelingen!
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Note added at 14 hrs (2013-10-08 08:31:04 GMT)
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Ich würde gerne noch eine "Reference Definition" eingeben, finde aber keine Schaltfläche dazu. Deswegen hier:
"Der Begriff des Dokumentenmanagement (auch Dokumentenverwaltungssystem) bezeichnet die datenbankgestützte Verwaltung elektronischer Dokumente. Dabei ist in der deutschen Sprache auch die Verwaltung digitalisierter, ursprünglich papiergebundener Schriftstücke in elektronischen Systemen gemeint und wird in einem erweiterten Sinn auch als Branchenbezeichnung verwendet.
Bei der Verwaltung von Papierdokumenten spricht man von Schriftgutverwaltung. Zur besseren Unterscheidung wird häufig auch der Begriff Elektronisches Dokumentenmanagement (engl. electronic document management, EDM) verwendet. Als Software werden Dokumentenmanagementsysteme (engl. document management system, DMS) eingesetzt.
Im Englischen Sprachgebrauch steht „document management“ begrifflich eingeschränkter für die Verwaltung von Dateien mit Checkin/Checkout, Versionierung und anderen Funktionen, wie sie z.B. in Content Management Systemen vorzufinden sind.[1]
Dokumentenmanagement im engeren und im weiteren Sinne
Da sich das allgemeine Verständnis des Begriffes Dokumentenmanagement, wie ursprünglich im Amerikanischen gemeint, von der deutschen Begriffsfindung stark unterscheidet, wurde von Ulrich Kampffmeyer 1995 zwischen Dokumentenmanagement im weiteren Sinne als Branchenbezeichnung und Kategorisierung für verschiedene Dokumenten-Technologien sowie Dokumentenmanagement im engeren Sinn, dem klassischen Dokumentenmanagement amerikanischer Prägung, unterschieden.[2]
Dokumentenmanagement im engeren Sinne
Auf einem Dateiserver kann der Anwender eine Suche nur über Attribute wie Dateiname, Dateiendung, Größe oder Änderungsdatum realisieren. Beim datenbankgestützten Dokumentenmanagement hingegen stehen im Datensatz zu einem Dokument beliebige Felder für Metadaten oder zur Verschlagwortung zur Verfügung, so z. B. für numerische Werte wie Kunden- oder Auftragsnummer. So gekennzeichnete Dokumente sind über mehr Informationsfelder recherchierbar, als sie ein Dateiserver zur Verfügung stellt. Wesentliche Eigenschaften sind visualisierte Ordnungsstrukturen, Checkin/Checkout, Versionierung sowie datenbankgestützte Metadatenverwaltung zur Index-gestützten Dokumentensuche.
Unter den klassischen Dokumentenmanagementsystemen im engeren Sinne[3] sind Lösungen zu verstehen, die aus der Notwendigkeit entstanden sind, Verwaltungsfunktionen für große Dateibestände zur Verfügung zu stellen. Hierzu rechnet man
Compound Document Management,
Electronic Filing und
dynamische Ablagesysteme zur Verwaltung des Lebenszyklus der Dokumente vor der elektronischen Archivierung.[4]
Umfang und Funktionalität klassischer Dokumentenmanagementsysteme sind annähernd in der Norm ISO 10166 DFR Document Filing & Retrieval definiert, die jedoch keine Bedeutung erlangte[5].
Eine wesentliche Anwendung des Dokumentenmanagements im engeren Sinn ist die elektronische Akte, in der aus verschiedenen Quellen Informationen zusammengeführt werden. Geschieht dies zur Laufzeit und gesteuert durch die Auswertung von Attributen der Dokumente und Dokumentenklassen wie Berechtigungen oder Statusmerkmale, spricht man von der „virtuellen Akte“, die dynamisch als Sicht (engl. view) generiert wird.
Zur Abgrenzung klassischer Dokumentenmanagement-Produkte von Produkten für Document Imaging, Verwaltung von Arbeitsabläufen (engl. workflow management) und Groupware spricht man auch von Compound-Document-Management-Lösungen. Sie werden z. B. zum Produktdatenmanagement, Digital Asset Management und zur Verwaltung von Dokumenten aus Büroanwendungen eingesetzt. Dokumentenmanagement im engeren Sinn ist als Enterprise Content Management System eine Komponente der übergreifenden Strategie des Enterprise Content Management (ECM).[6]
...
Betriebswirtschaftliche Betrachtung des Dokumentenmanagements
Für den Nutzen und die Wirtschaftlichkeit des Einsatzes von elektronischen Dokumentenmanagementsystemen sprechen folgende Argumente[21]:
Gewährleistung der leichten Wiederauffindbarkeit von Dokumenten (Suchmaschine, Verschlagwortung, Vergabe eindeutiger Dokumente-Identifikatoren)
Gewährleistung der langfristigen Lesbarkeit von Dokumenten (durch automatische Konvertierung in aller Voraussicht nach „zeitlose“ Dateiformate wie TIFF oder PDF/A)
Gewährleistung der gesetzlichen Archivierungsfristen (teils bis zu 30 Jahren)
Verwaltung von Bearbeitungsständen (Versionen)
Unterstützung der Dokumentenerstellung (Vorlagenverwaltung, Dokumentbeauftragungs-Workflow, Lese-Schreib-Synchronisation bei Dokumentenerstellung im Team, Prüf-, Freigabe-, Verteil- und Archivierungs-Workflow)
Automatisierung von Geschäftsprozessen mit Dokumenten
Gewährleistung eines Zugriffsberechtigungskonzeptes (Informationssicherheit und Datenschutz)
Protokollieren sämtlicher Manipulationen an den Dokumenten und der Weiterleitungen der Dokumente (Audit Trail)
Vermeiden von Speicherplatzkosten, die durch Mehrfachablage von Dokumenten entstehen (auf den E-Mail-Servern, auf Projekt-, Abteilungs- und Benutzerlaufwerken)
Verhindern von Unklarheiten über die Gültigkeit von Dokumentenständen und Konflikten durch parallele Änderungen
Verhindern von Doppelarbeit und Doppelablage
...
http://de.wikipedia.org/wiki/Dokumentenmanagement
Note from asker:
| Danke, Ruth! |
Peer comment(s):
| agree |
Werner Walther
: Dem stimme ich zu - keine synonyme Verwendung, maßgeschneiderte Übersetzung individuell für jede der genannten Positionen. /// Zum Ablauf hier: ich denke, wenn man eine Antwort eingegeben hat, funktioniert 'Referenz' nicht mehr, nur vorher.
3 hrs
|
|
Danke, Werner!
|
4 KudoZ points awarded for this answer.
Comment: "Danke!"
+1
6 mins
Dokumente und Aufzeichnungen
googletranslate
Note from asker:
| Thank you! |
Peer comment(s):
| agree |
Imke Rass-Barnstedt
: Ich denke, es kann sich um Unterlagen aller Art handeln, also Dokument, Aufzeichnungen und eventuell auch Datensätze. Ich denke, mit "Dokumenten und Aufzeichnungen" hat man einen guten Sammelbegriff.
4 mins
|
2 hrs
Werner Walther
Native in German
Sensibel für den Takt der Sprachen ...
Native in: German 
Works in: English to German, French to German, German, and 2 more.
Related KudoZ points
:
38
Interne schriftliche Vorgaben des Unternehmens vs. Dokumentation der einzelnen Abläufe
Interne schriftliche Vorgaben des Unternehmens (= feststehend, nicht veränderbar, Anweisungen 'von obne')
vs.
Dokumentation der einzelnen Abläufe
(individuell für jedes Objekt - Fremdprodukt, Eigenprodukt, Produktionsstufe, Mitarbeiter; Anlage 1, Anlage 2, Schicht 1, Schicht 2 usw.; durch die Abteilungen als Akteure im Unternehmen)
Das ist meine Vermutung,
und muss genau definiert eingeführt werden.
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Note added at 2 Stunden (2013-10-07 20:04:57 GMT)
--------------------------------------------------
PS.:
Auf das Medium (Papier, IT-zugängliche Daten) kommt es hier nicht an, sondern auf die Inhalte und Aussagen (Stichwort: content - als übertragen gesprochen nicht auf das Bücherregal, sondern auf das, was im Regal steht!)
--------------------------------------------------
Note added at 17 Stunden (2013-10-08 11:03:02 GMT)
--------------------------------------------------
Ich kann mir das 'Durcheinander' nur derart erklären, dass hier (externe) Berater zwar genau wissen, wonach sie fragen wollen (nämlich wie die Abläufe des Informationsmanagement im weitesten Sinne geregelt sind, ob sie unternehmens- und weltweit einheitlich geregelt sind und sich damit Synergien ergeben können und Redundanzen und Informationsverluste vermieden werden).
Aber sie kennen die konkreten Strukturen nicht und fragen sich damit durch, können dabei aber nur die Terminologie, wie sie 'state of the art' ist abfragen und nicht konkret einzelnen Prozesse korrekte Bezeichnungen zuordnen.
vs.
Dokumentation der einzelnen Abläufe
(individuell für jedes Objekt - Fremdprodukt, Eigenprodukt, Produktionsstufe, Mitarbeiter; Anlage 1, Anlage 2, Schicht 1, Schicht 2 usw.; durch die Abteilungen als Akteure im Unternehmen)
Das ist meine Vermutung,
und muss genau definiert eingeführt werden.
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Note added at 2 Stunden (2013-10-07 20:04:57 GMT)
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PS.:
Auf das Medium (Papier, IT-zugängliche Daten) kommt es hier nicht an, sondern auf die Inhalte und Aussagen (Stichwort: content - als übertragen gesprochen nicht auf das Bücherregal, sondern auf das, was im Regal steht!)
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Note added at 17 Stunden (2013-10-08 11:03:02 GMT)
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Ich kann mir das 'Durcheinander' nur derart erklären, dass hier (externe) Berater zwar genau wissen, wonach sie fragen wollen (nämlich wie die Abläufe des Informationsmanagement im weitesten Sinne geregelt sind, ob sie unternehmens- und weltweit einheitlich geregelt sind und sich damit Synergien ergeben können und Redundanzen und Informationsverluste vermieden werden).
Aber sie kennen die konkreten Strukturen nicht und fragen sich damit durch, können dabei aber nur die Terminologie, wie sie 'state of the art' ist abfragen und nicht konkret einzelnen Prozesse korrekte Bezeichnungen zuordnen.
Note from asker:
| Danke, Werner! |
Reference comments
13 hrs
Gabriele Beckmann
France
France
Native in German
Works in field
France
Translations - and a little bit more
Native in: German 
Works in: French to German, English to German
Related KudoZ points
:
22
Reference:
Definitionen
Wenn man nach "documents and records management" googelt,
findet man zahlreiche Beschreibungen und Definitionen. Hier eine davon:
A Definition of 'Document' and 'Record'
In records management it is important to be clear about the difference between a document and a record.
A document is any piece of written information in any form, produced or received by an organisation or person. It can include databases, website, email messages, word and excel files, letters, and memos. Some of these documents will be ephemeral or of very short-term value and should never end up in a records management system (such as invitations to lunch).
Some documents will need to be kept as evidence of business transactions, routine activities or as a result of legal obligations, such as policy documents. These should be placed into an official filing system and at this point, they become official records. In other words, all records start off as documents, but not all documents will ultimately become records.
http://www.documentsandrecords.com/
findet man zahlreiche Beschreibungen und Definitionen. Hier eine davon:
A Definition of 'Document' and 'Record'
In records management it is important to be clear about the difference between a document and a record.
A document is any piece of written information in any form, produced or received by an organisation or person. It can include databases, website, email messages, word and excel files, letters, and memos. Some of these documents will be ephemeral or of very short-term value and should never end up in a records management system (such as invitations to lunch).
Some documents will need to be kept as evidence of business transactions, routine activities or as a result of legal obligations, such as policy documents. These should be placed into an official filing system and at this point, they become official records. In other words, all records start off as documents, but not all documents will ultimately become records.
http://www.documentsandrecords.com/
Note from asker:
| Danke, Gabriele! |
Peer comments on this reference comment:
| agree |
Ruth Wiedekind
: Vgl. dazu: http://de.wikipedia.org/wiki/Dokumentenmanagement
1 hr
|
| agree |
Helga Woggon, Dr. phil.
2 hrs
|
| agree |
Werner Walther
: Referenz, o.k. Aber auf Deutsch ist ein 'Dokument' doch noch etwas anderes: "A document is any piece of written information in any form .... should never end up in a records management system ... such as invitations to lunch ....".
3 hrs
|
Discussion
Im Kontext nachfolgenden Links gibt es auch den Begriff "Aktenplan":
Definition "Dokumentenmanagement" in http://de.wikipedia.org/wiki/Dokumentenmanagement.
Geschäftsfallbezogene Sammlung, Verwaltung und Ablage von elektronischen Dokumenten; Ablöse Papierakt; Moderne Aktenführung und Schriftgutverwaltung; Elektronische Akte im praktischen Einsatz; Auswahl von Akten-Management-Systemen
Eine elektronische Akte ist eine logische Zusammenfassung sachlich zusammengehöriger oder verfahrensgleicher IT-gestützter Vorgänge und/oder elektronischer Dokumente, die alle aktenrelevanten E-Mails, sonstigen elektronisch erstellten Unterlagen sowie gescannte Papierdokumente (Schriftstücke) umfasst und so eine vollständige Information über die Geschäftsvorfälle eines Sachverhalts ermöglicht. Die elektronische Akte ersetzt auf diese Weise die Aktenführung auf Papierbasis und ermöglicht zudem eine wesentlich effizientere Bearbeitung und durchgängige Nachverfolgung bzw. Suche.
http://www.computerwelt.at/events/it-termine/detail/artikel/...
Es geht schon um Geschäftsvorgänge, aber deren Aufzeichnung wird als Akte bezeichnet.
Dies nur, falls hier wirklich eine Trennung gemacht werden muss. Meiner Ansicht nach ist "Dokumente" im Dt. viel stärker als "documents" und geht schon in Richtung "records".
Googele mal nach Dokumenten- und Aktenmanagment.
Das entspricht genau der Definition in meinem Referenzbeitrag.
Dokumente (oft auch Schriftgut genannt), die aufgehoben werden müssen, werden in einer Akte abgelegt.
Daher hießen z.B. das britische und irische National Archive bis vor nicht allzu langer Zeit Public Record Office - was dem Bundesarchiv entspricht.
So macht m.E. der zitierte Satz Sinn:
Sample a variety of physical and electronic ***records***. Compare the ***document*** description against the ***record*** title and retention in the ***Record*** Retention Manual."
Wenn die Beschreibung des Dokuments nicht zum Titel der Akte und nicht zur Erfassung im Findbuch passt, ist natürlich nichts wieder auffindbar. Darum hier die Anweisung, durch Stichproben zu überprüfen, ob die Zuordnungen stimmen. Die Begriffe "document", "record" und "record retention manual" würde ich als Entsprechung zur Hierarchie von "Dokument", "Akte" und "Findbuch" verstehen.
Wenn es zwei Kategorien sind, dann könnte es um diese Gruppen gehen:
1) Dokumente: Alles was von 'oben' kommt, was in einem definierten Entscheidungsfindungsprozess verabschiedet ist, oder wozu bestimmte Abteilung bevollmächtigt sind, für das Unternehmen Handbücher, Anweisungen usw. zu erlassen - Beispiel: IT-Richtlinien, HR(Personal-)-Richtlinien, Arbeitsschutzrichtlinien, Finanz- und Rechnungswesenvorschriften usw.
2) Als 'records' würde ich dann das vermuten, was die Betriebsabteilungen zu Dokumentation ihrer Arbeit konkret niederschreiben - also Auftragsbegleitung, Aufzeichnungen über den Ist-Personaleinsatz für den einzelnen Mitarbeiter, Fertigungsprotokollierungen, Begleitaufzeichungungen über Fremdlieferungen im Rahmen einer Supply Chain - also Aufzeichnungen zum konkreten Einzelobjekt oder Einzelprozess - Beispiele gibt es genug, falls gewünscht, schreibe ich auch das eine oder andere nieder.
Also:
ERSTENS: nach Indizien für diese Thesen suchen,
ZWEITENS: dann überlege ich mir gerne nochmals eine eindeutige Übersetzung.
Gruß, W.
"Sample a variety of physical and electronic ***records***. Compare the ***document*** description against the ***record*** title and retention in the ***Record*** Retention Manual":
"Machen Sie eine Stichprobe physischer und elektronischer Aufzeichnungen. Vergleichen Sie die Beschreibung des Dokuments mit der Bezeichnung der Aufzeichnung und der Aufbewahrungspflicht gemäß dem Handbuch für die Aufbewahrung von Aufzeichnungen" ???